Transformation im öffentlichen Dienst
In dieser Folge wird die spannende Transformationsreise der Verwaltung der Region Hannover beleuchtet. Magdalena M. Hoffmann – Referentin für Agile Verwaltungskultur – berichtet über das gleichnahmige Projekt, das 2020 begann und neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation in der Verwaltung im Fokus hat.
Insgesamt gibt es in der Region Hannover schon viele Jahre ein Bewusstsein für Veränderungen. Bereits um das Jahre 2013 herum machte sich die Region Hannover unter Bürgerbeteiligung auf den Weg ein Zukunftsbild zu zeichnen. Im Jahr 2018 wurden unter Leitung des Regionspräsidenten Hauke Jagau dann weitere Schritte getätigt um auch die Verwaltung mit ihren ca. 3.700 Mitarbeitenden auf die Zukunft vorzubereiten. Hierfür wurden verschiedene Projekte unter der Überschrift „Moderne Verwaltung 4.0“ initiiert. Da war zum Beispiel das Projekt „Bauen 2025+“, das im Fokus hatte Arbeitsräume modern und auf zukünftige Anforderungen ausgerichtet zu gestalten. Ein weiteres Projekt war entsprechend das Projekt „agile Verwaltungskultur“, das Magdalena Hoffmann Ende 2020 als Projektleitung übernommen und folglich von Grund neu auf aufgebaut hat.
Es heißt ganz bewusst agile Verwaltungskultur, weil wir den Schwerpunkt auf das Kulturthema legen. Das heißt, es ist für uns vor allem wichtig, dass wir uns in unserer Kultur weiterentwickeln und das kann anhand von agilen Methoden passieren.
Aber nur weil wir diese anwenden, sind wir nicht direkt quasi agil, sondern es braucht auch eine gewisse Haltung, die damit einhergeht.
Diese agile Kultur basiert auf Offenheit, Reflektion, Vertrauen und Mut. Auf der einen Seite werden durch das Projekt Impulse dafür gesetzt, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und weiter zu unterstützen und dadurch die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen am Arbeitsplatz zu steigern. Dies steht unter dem Ziel „Attraktive Arbeitgeberin als Verwaltungsbehörde sein“. Zentral dabei ist die Vernetzung und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung zu fördern.
Auf der anderen Seite rückt die „Kundenzentrierung“ in den Fokus, um die Verwaltung auch im Bereich Kundenzufriedenheit zu unterstützen. Ziel ist es, die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern.
Neue Formate der Zusammenarbeit
Konkrete Maßnahmen die Nutzung von Tools wie Check-Ins und Check-Outs in Teambesprechungen und Leitlinien für eine agile Besprechungskultur haben recht schnell zu positiven Veränderungen in der Zusammenarbeit und Kommunikation geführt. Auch haben einige Teams den agilen Methodenkoffer für sich entdeckt und nutzen z.B. Kanban Boards zur Organisation ihrer anstehenden Projekte oder Aufgaben.
Magdalena hat in ihrer Rolle als interner Agile Coach zudem weitere Formate und offene Angebote eingeführt um die agile Haltung in der ganzen Organisation weiter zu fördern:
- der „agile Impuls des Monats“ zu Themen wie Fehlerkultur und Netzwerken
- das Veranstaltungsformat „Region vernetzt sich“ als eine Art von Speed Dating für die komplette Region Hannover
- Methodenwerkstätten für Führungskräfte (kurzes Formate a 45 Minuten. Impulse z.B. zu „Als Führungskraft Reflektionsprozesse gekonnt anstoßen“ oder „Unzufriedenheit, souverän begegnen“
- die Werkstattreihe „Lernen agil und digital fit“ als Kurzworkshopreihe für das ganze Haus. Themen hier sind z.B. „Umgang mit Belastungssituationen“
- Einführung von OKRs für Führungskräfte als iterative Ergänzung zum Zielvereinbarungsprozess (auf 1 Jahr ausgelegt)
Ausbildung von internen agilen Experten
Im Laufe des Jahres 2022 und 2023 hat die Regionsverwaltung in Zusammenarbeit mit einer Beratungsagentur dann zusätzlich agile Lotsinnen ausgebildet. Das heißt, es wurde innerhalb des ganzen Hauses geschaut, wer hat Interesse daran mehr zu erfahren zum Thema agile Haltung, aber auch agile Methoden und das dann in den eigenen Bereichen umzusetzen. Hierfür wurde ein interner Bewerbungsprozess initiiert. Diese Lotsinnen kamen aus ganz verschiedenen Bereichen, wie z.B. dem Verkehrsbereich. Dort arbeiten sie weiterhin, sind nun aber zusätzlich in ihrer neuen Rolle in ihren eigenen und anderen Teams unterwegs.
Magdalena berichtet im Interview, dass diese agilen LotsInnen (21 an der Zahl) inzwischen zu sehr guten MultiplikatorInnen geworden sind, die die organisationale Transformation weiter voran treiben.
Wie der agile Wandel im öffentlichen Dienst gelingt
Aus ihren Erfahrungen heraus gibt Magdalena Hoffmann anderen internen agilen Coaches oder TransformationsbegleiterInnen im öffentlichen Dienst folgende Tipps und Empfehlungen mit auf den Weg:
- Sich zunächst die Frage zu stellen: Was passt denn jetzt genau für unsere Verwaltung? Also auf jeden Fall zu schauen, was passt für uns? Was passt für uns nicht? Und dann auch keine Scheu zu haben, zu sagen, dann machen wir das Format halt nicht mehr oder wir passen es an.
- Zusammenarbeit mit den Teams auf Basis einer Freiwilligkeit. Was nicht bedeutet, dass alle begeistert sein müssen aber dass man zumindest erst eine gewisse Basis hat um dann zu gucken, woran könnte man hier arbeiten und wo kann ich als VeränderungsbegleiterIn dann auch unterstützen.
- Das Wissen darum, dass es keine richtigen Antworten geben kann und experimentiert werden muss. Hierbei hilft eine interessierte, neugierige Haltung und der Wille auszuprobieren und sich immer wieder die Frage zu stellen: Was funktioniert? Was funktioniert nicht und warum?
Magdalena M. Hoffmann freut sich über Vernetzung mit anderen Menschen, die auf ähnlichen Wegen unterwegs sind. Hier findet sich ihr LinkedIn Profil.
Weitere Infos und Links:
- Bericht über den Workshop mit Bürgerbeteiligung zum Zukunftsbild der Region Hannover.
- Die Konferenz agile Verwaltung vom gleichnamigen Forum findet jährlich statt. Dieses mal am 25.09.202 in Ettlingen
