2) Kommunikation auf Distanz: Digitale Meetings 

In diesem Blogbeitrag legen wir den Fokus auf die Kommunikation und hier speziell die digitalen Meetings, denn hier besteht das größte Veränderungspotential in der Krise. Wenn man so will, kann man sagen, dass die Krise und Arbeit im Homeoffice uns ermöglicht noch mal  „auf der grünen Wiese zu beginnen” und die Besprechungskultur komplett neu aufzubauen. 

Um digitale Meetings optimal zu gestalten braucht es nicht viel. Mit wenigen, aber konsequenten Maßnahmen bzw. Vorgehensweisen lässt sich einiges verändern, damit Besprechungen mehr der Situation gerecht werden und an Effizenz gewinnen. Folgende Tipps möchten wir dazu geben: 

Videocalls 

• Videocalls sind, wenn die Bandbreite zur Verfügung steht einem Telefongespräch vorzuziehen. 
• Grundsätzlich gilt natürlich, dass wer visuell sichtbar teilnimmt, mit hoher Wahrscheinlichkeit aufmerksamer ist und sich weniger ablenken lässt oder selbst Gefahr läuft nebenher noch etwas anderes zu machen. 
• Visueller Kontakt erhöht die Qualität einer Besprechung signifikant. Jedes Meeting ist eine 

Agenda 

• Diese alte Regel sollte ganz besonders im digitalen Meeting gelten. Eine Agenda strukturiert ein Meeting und gibt den zeitlichen Rahmen vor. Es geht auch darum mit einer gewissen Verlässlichkeit Anschlusstermine planen zu können. Eine Agenda ist wie ein Plan und Pläne können gemanagt und angepasst werden. 

• Teilnehmer sind mit einer Agenda gefordert sich vorzubereiten. Jetzt ist wichtig, dass die Agenda eingehalten wird. Das braucht eine straffe Moderation. So können Teilnehmer Ihre Zeit optimal nutzen und entsprechend sicher verplanen. 

Vorbereitung 

• Im digitalen Meeting werden Verzögerungen als unangenehm wahrgenommen und von sehr vielen Teilnehmern als maximal störend empfunden. Die Aufmerksamkeit und die Motivation sinken rapide. 
• Wenn Teilnehmer nicht vorbereitet sind sollte ein Meeting abgebrochen und vertagt werden, so dass jeder die Chance hat sich einzubringen und seinen Beitrag zu leisten. 

Pünktlich sein 

• Die pünktliche Teilnahme sollte selbstverständliches sein. Wer zu spät kommt, zeigt allen anderen, dass sie/er die Zeit der anderen nicht schätzt.  
• In einem digitalen Meeting ist „Zuspätkommen“ extrem ungünstig, da die zuspätkommende Person nicht eben mal noch durch den Nebenmann/ Nebenfrau kurz flüsternd abgeholt werden kann. Sondern im schlimmsten Fall ein Neustart des Meetings notwendig ist. 
• Eine Regel kann sein, dass sich die Teilnehmer ca. 5 Minuten vorher einwählen und zum Beispiel noch auf „Stumm“ geschaltet bleiben können. 

Teilnahme nur wenn notwendig 

• Es sollten nur Personen teilnehmen, die einen Beitrag leisten können. Hier gilt es für jeden stehts einen kritischen Blick auf die Einladung und die geplante Agenda zu werfen. Und im Sinne der Selbstverantwortung sollte es auch erlaubt sein, dass eine Person, die eingeladen ist, jedoch keinen Sinn in der eigene Teilnahme erkennt, direkt nachfragen darf, um sich den Grund erklären zu lassen. 

• Je weniger Teilnehmer, desto besser. Grund für eine Einladung kann sein, dass der Teilnehmer Kenntnisse, Erfahrungen oder Kreativität beitragen soll, oder für eine Entscheidung benötigt wird. Es ist es auch möglich, dass sich ein Teilnehmer nur für einen bestimmten Zeitraum zuschaltet und dann wieder das Meeting verlässt. 

Weniger ist mehr 

• Begrenzen Sie die Themen. Laden Sie lieber häufiger ein. 
• Als Grundsatz für digitale Meetings hat sich bewährt nicht mehr als zwei Themen zu bearbeiten. So bleiben Meetings kurz und kompakt – und damit die Aufmerksamkeit im Meeting. 

Kultur des Austausches 

• Jeder der Teilnimmt leistet einen Beitrag. Wer keinen Beitrag leisten muss oder nicht sonst aktiv beteiligt ist, nimmt nicht teil – und kann sich bei Bedarf die Aufzeichnung anschauen. 
• Der Moderator ermutigt jeden zur aktiven Teilnahme und spricht ggf. gezielt an. 

Visualisierung und Dokumentation 

• In digitalen Meetings sollte unbedingt auf Visualisierung geachtet werden. Dafür gibt es die Möglichkeit, dass jemand auf einem für die anderen „geteilten“ Bildschirm mit-schreibt, was dann auch gleich zum Protokoll werden kann. Gleichzeitig bietet sich die Verwendung eines Whiteboard-Tools an. 

Kein Meetingende ohne Entscheidungen 

• Meetings sollten nie enden ohne Entscheidungen, To Do’s oder ein konkretes Follow Up (im Sinne einer Aktion oder eines weiteren Termins). Nach dem Meeting wissen alle Beteiligten was zu tun ist. Hier braucht es Kommunikation und Austausch, vor dem sign out. 
• Direkt im Anschluss wird das Protokoll versendet oder auf der Kollaborations-Plattform online gestellt.