In Zeiten virtueller Zusammenarbeit spielt sich ein Hauptteil der gemeinsamen Kommunikation in Microsoft Teams ab. Die Chat-Funktion lässt Nachrichten schnell und unkompliziert versenden. Kanäle helfen Projekte oder Aufgaben zu strukturieren und über das Einhängen von Tasks & Planner, dem Miro Whiteboard oder einzelnen One Note Seiten können auch Besprechungsprotokolle, Workshop-Notizen oder anstehende Aufgaben bequem und transparent mit allen im Team geteilt werden.
Transparenz schafft Vertrauen
Transparenz und Offenheit ist die Basis für eine gelingende, agile Zusammenarbeit im Team. Mehr zu den Geling- und Störfaktoren für agile Teamarbeit habe ich auch in diesem Blogartikel zusammengefasst: https://www.co-id.de/ffd-folge-27-zusammenarbeit-in-teams/
Alle Informationen, die für die Zusammenarbeit relevant sind, sollten offen miteinander im Team geteilt werden. So werden Fehlinformation oder Gerüchte verhindert und NeueinsteigerInnen fällt es leichter sich einzuarbeiten, wenn alles klar und transparent einsehbar ist. Konflikte in Teams haben ihre Ursache spannenderweise meist in der Miss-Kommunikation. Dazu gehören:
- Gesagtes wird vom Empfänger anders aufgenommen als der Sender es gemeint hat
- Informationen besitzen nur einzelne Personen, sie werden nicht offen mit allen geteilt
- Meetings werden nicht ausreichend für das Teilen relevanter Informationen genutzt
- Störungen und Kommunikationshindernisse werden nicht angesprochen oder unter den Teppich gekehrt
Zu letzterem gehört auch das Teilen persönlicher Informationen und Belange, die das Vertrauen im Team stärken und die Basis für eine positive Teamkultur ist. Denn wenn ich mich missverstanden fühle, darf ich das auch äußern. Wenn ich nicht in der Stimmung für Diskussionen oder Erklärungen bin wegen privater Probleme, dann sollte ich das mit der Gruppe teilen. Wenn ich eine wichtige Information nicht mitbekommen habe, weil ich im Urlaub war, dann sollte ich diese Informationslücke ansprechen.
Zu viel Kommunikation gibt es nicht
Je mehr und je offener ein Team miteinander kommuniziert, desto eher lassen sich Probleme gemeinsam lösen oder stressige Zeiten gemeinsam meistern. Paul Watzlawick – ein berühmter Kommunikationsforscher – sagte mal: „Man kann nicht nicht kommunizieren“. Da steckt was Wahres drin. Denn auch das Schweigen ist eine Art sich mitzuteilen und der Körper hat seine eigene „Sprache“.
1:1 Kommunikation vs. 1:all Kommunikation
Als die Email erfunden wurde, galt das Ziel die Briefkommunikation zu digitalisieren. Diesen Hintergrund sollte man sich immer bewusst machen. Emails wurden für die 1:1-Kommunikation entwickelt. Einer schreibt, einer antwortet. Die Erweiterung mit Cc: und Bcc: kam erst später und ermöglichte den Empfängerkreis zu erweitern. Nachteil an Emailkommunikation: Sie wird den Anforderungen einer vernetzten, digitalen Welt mit virtueller Zusammenarbeit nicht mehr gerecht. Email ist und bleibt eine Einbahnstraße, ein Sender-Empfänger-Modell.
Deshalb war die Begeisterung groß als Messenger-Dienste und Kollaborations-Software wie Microsoft Teams die Büros erreichte. Mit der Einführung von Social Collaboration Software und Enterprise Social Networks (wie z.B. Microsoft Yammer) hat sich auch die Kommunikation in Unternehmen und damit die Unternehmenskultur stark verändert. Informationen können heute von allen mit allen geteilt werden. Auch dies zahlt wieder auf die Transparenz ein und stärkt die Verbundenheit im Unternehmen.
Team-Kommunikation nur noch in Teams
Damit die Teamkommunikation gut gelingt und keine Informationen verloren gehen, empfehle ich alle Informationen und den Austausch in Microsoft Teams zu bündelt. Strukturiert euer Team durch Kanäle und nutzt die verknüpften Apps wie One Note oder das Wiki für eure Meeting-Protokolle oder verknüpft Teams mit Azure DevOps.
Die Email sollte der Kommunikation mit Externen vorbehalten sein. Aber auch dafür habe ich noch einen Workhack:
Workhack: Email- und Teamskommunikation vereinen
Um eine Verbindung zwischen der Email-Kommunikation z.B. mit Externen und Team-Kommunikation in Teams herzustellen, ist es ganz einfach möglich Emails direkt an einen Teams-Kanal zu schicken. Dafür braucht ihr die Email-Adresse des Kanals, die ihr ganz einfach über das Drei-Punkte-Menü abrufen könnt.
Alle Anhänge in der Mail werden automatisch im Dateibereich abgelegt in einem Extra Monats-Ordner:
In der letzten Woche habe ich auf Twitter erfahren, dass ein agiles Developer-Team die interne Kommunikation in Microsoft Teams jetzt komplett auf Gather Town verlagert hat.
- Tägliche Interaktion,
- Fokuszeit
- Meetings
- Pair Working oder
- Mob Sessions
finden jetzt in dieser virtuellen Büroumgebung statt.
Ich finde das mega spannend. Das ist für mich quasi der nächste Schritt der virtuellen Kollaboration um eine räumliche Ebene (2D) ergänzt.
