Virtuelle Zusammenarbeit als Problemverstärker

Die Corona-Krise hat virtuelles Arbeiten notwendig und populär gemacht. Wir haben uns nicht mehr gesehen, wir waren angewiesen im Home Office zu arbeiten und virtuelle Zusammenarbeit war plötzlich das neue Normal. Doch immer mehr Führungskräfte berichten mir von Schwierigkeiten. Unzureichende Kommunikation, Missverständnisse und fehlendes Vertrauen haben nicht immer die Ursache in fehlender Präsenz, aber virtuelle Teamarbeit kann wie ein Brennglas auf solche Probleme wirken.

Welche fünf Kernprobleme das sind und wie zukünftige hybride Teamarbeit gut gelingen kann, darum geht es in der Folge 27 des Fit for digital Podcasts.

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Definition Team

Ein Team besteht aus mindestens zwei Personen, in agilen Teams mindestens drei bis maximal sieben Personen und diese haben eine klare Ziel-/Zweckvereinbarung und einen vereinbarten Arbeitsprozess (Workflow). Das gemeinsame Ziel und die Identität eines Teams stellt einen großen Unterschied zu einer Gruppe oder einer Ansammlung von Menschen dar, die vielleicht auch ähnliche Interessen haben, aber unterschiedliche Vorstellungen vom gemeinsamen Ziel. 

VUCA braucht Kollaboration und Ko-Kreation

Schauen wir auf Teamarbeit gibt es die beiden Begriffe Kooperation und Kollaboration, welche nicht immer korrekt verwendet werden im Deutschen, aber in beiden Worten liegt ein großer Unterschied.

Kooperation findet statt, wenn verschiedene Menschen eines Teams jeder für sich parallel an einem Teil arbeitet und gemeinsamen entsteht dann aus den einzelnen Teilen ein großes Werk. Vorstellen kann man sich als Ergebnis einer Kooperation ein buntes Party- Buffet mit verschiedenen Salaten und Beilagen, die alle mitgebracht haben.

Kollaboration geht aber noch einen Schritt weiter, denn in hier entsteht etwas Neues aus der überwiegend selbstgesteuerten Zusammenarbeit der einzelnen Teammitglieder. Und dieses Neue meint ein Gesamtwerk, bei dem man nicht mehr so genau die einzelnen Teile auseinander differenzieren kann. Nehmen wir das obere Beispiel, wäre das der Fall, wenn alle Teammitglieder gemeinsam einen großen Salat kreieren, der zum Party-Buffet beiträgt. Dieser Salat ist das Ergebnis aus allen Ideen, Vorschläge und Zutaten, die die einzelnen Teammitglieder beigesteuert und gemeinsam verarbeitet haben. 

Das bedeutet Kollaboration in der heutigen Zeit der virtuellen Zusammenarbeit ist erst möglich geworden durch das Zusammenarbeiten in der Cloud, in er man gemeinsam an Softwarecode oder einem Dokument arbeitet, Textstellen verändert, hinzufügt und am Ende kann man nicht mehr genau erkennen: Wer hat jetzt was geschrieben. Denn durch das Gemeinsame kreieren von Texten oder auch Softwarecode entsteht etwas völlig neues, wertvolles, in das jedes Teammitglied sein Wissen und seine Expertise mit einbringt.

Ko-Kreation meint die nächst höhere Stufe von Teamarbeit, nämlich gemeinsam Dinge entstehen zu lassen, etwas völlig Neues zu entwickeln durch z.B. verschiedene Kreativitätstechniken wie Design Thinking.

In Kollaboration und Ko-Kreation liegen die Chancen für das Verstehen und Bewältigen der Herausforderungen, die uns die VUCA-Welt beschert, weil eine Person allein nicht mehr das Wissen und die Kompetenzen haben kann, um diese zu meistern. Kollaboration und Ko-Kreation werden zu einer sehr wichtigen Voraussetzung für unternehmensinternes Ideen- und Innovationsmanagement.

Kooperation und Kollaboration im Vergleich

Die fünf Dysfunktionen eines Teams

Wenn es nun in der virtuellen Teamarbeit knirscht und die Ursachen nicht sofort klar werden, dann empfehle ich gerne das Modell von Lencioni: die Pyramide der 5 Dysfunktionen eines Teams

Das Modell hilft einzelne Problemfelder zu identifizieren, es gibt auch einen spezielles Analyse-Instrument (Dysfunktions-Check), das durch Fragestellungen noch …

Vertrauen

Ganz unten in der Pyramide, sozusagen die Basis bildet das Vertrauen. Denn wenn Vertrauen in einem Team fehlt, kann auch alles andere nicht gut funktionieren. Vertrauen im Team gelingt mit Offenheit und Wertschätzung. Es wird offen kommuniziert, es gibt eine offene Haltung gegenüber neuen Impulsen und den Sichtweisen der verschiedenen Teammitglieder. Ganz wichtig und oft vergessen ist auch ein Safe Space, das meint die Teamkultur bietet einen geschützten Raum für jeden Einzelnen, der es erlaubt die eigene Komfortzone zu verlassen. Eine angstfreie Arbeitsumgebung mit Wertschätzung und Augenhöhe. ist essentiell für gute Teams.

Dieses Vertrauen aufzubauen ist natürlich während virtueller Zusammenarbeit nochmal besonders herausfordernd.

Auf dem Vertrauen bauen alle anderen Elemente auf, die ein Team zum Funktionieren bringt.

Konfliktbereitschaft

Konfliktvermeidung entsteht durch eine Teamkultur, in der versucht wird Konflikten aus dem Weg zu gehen, vielleicht sie totzuschweigen. Solch eine künstliche Harmonie ist nicht hilfreich und führt ebenfalls dazu, dass ein Team nicht gut zusammen arbeitet. 

Selbstverpflichtung

Im englischen und im agilen Manifest mit dem schönen Begriff „commitment“ besetzt. Dazu gehört, sich aktiv als Teil des Teams zu sehen und und dabei das gemeinsame Teamziel im Blick zu haben. Dazu gehört in agilen, selbstorganisierten Teams auch die Fähigkeit sich selbstständig entsprechende Aufgaben zu suchen anstatt alles den anderen zu überlassen.

Gegenseitige Verantwortlichkeit

Hier treten Probleme auf, wenn die Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten unklar sind, nicht offen kommuniziert wurden oder vielleicht offen kommuniziert wurden, aber von einzelnen Mitgliedern nicht wahrgenommen werden .

In agilen Teams, die funktionsübergreifend arbeiten, kann es zu Problemen kommen, wenn die einzelnen Teammitglieder nicht wissen woran der/die andere arbeitet. Wenn ein Teammitglied auf die Vorarbeit eines/r anderen wartet usw. Gegenseitige Vorwürfe oder Schuld in die Schuhe schieben können die Folge sein.

In agilen Teams kann das auch fehlenden Gruppendruck bedeuten, also das sich gegenseitig antreiben und erinnern mit dem Blick auf das große gemeinsame Ziel.

Ergebnisorientierung

Fehlende Ergebnis- oder Teamzielorientierung meint, es gibt kein gemeinsames Ziel oder das Ziel ist einfach unklar. Das kann passieren, wenn der eine denkt ja, wir wollen doch eigentlich aber dahin und der andere dorthin dann laufen die Menschen in unterschiedliche Richtungen und das führt natürlich auch dazu, dass das Team nicht gut funktioniert.

Deshalb ist es eben ganz wichtig, gleich am Anfang bei der Teambildung darauf zu achten, dass das Ziel, das gemeinsame Ergebnis klar ist und das auch immer wieder kommuniziert wird. 

Die 5 Dysfunktionen eines Teams nach Lencioni

Teamkultur im Fokus

In Zeiten virtueller oder hybrider Zusammenarbeit ist einfach nochmal wichtiger, genau hinzu schauen, wenn Missverständnisse oder Kommunikationsprobleme auftreten und sich zu fragen: Woran liegt das jetzt? Da kann die Team-Dyfunktions-Analyse ganz hilfreich sein. 

Wenn sich ein Team tatsächlich erst in Zeiten der Coronakrise gefunden hat, dann muss es ganz besonders viel in die Vertrauens- und Teamkulturarbeit investieren. Während virtueller Zusammenarbeit sollte sich deswegen nicht nur auf die Ergebnisse, Prozesse oder Produkte fokussiert werden, sondern die Teamkultur, also das Zwischenmenschliche ganz stark immer wieder adressiert werden.

Das ist einerseits natürlich möglich, indem man Anlässe schafft, wo man sich online informell trifft und austauscht. Lunch and Learn Sessions sind bekannte Beispiele. Oder abendliche virtuelle Spielerunden. Aber jetzt wo wir uns auch wieder in Präsenz treffen können, ist vielleicht genau das eine Gelegenheit, solche Dinge tatsächlich vor Ort anzugehen. Das heißt ich nutze einen Präsenzraum um Teamentwicklung zu gestalten und anzuregen und die Basis für gegenseitiges Vertrauen zu schaffen. Wenn ein Team sich gut kennt, jeder einzelne weiß was der andere kann, was ihn ausmacht, was seine Potenziale sind und vielleicht auch um Triggerpunkte weiß, dann steht einer guten und vorwiegend virtuellen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. 

Das heißt, jetzt genau ist die Chance da, hier nochmal näher hinzuschauen und sich ganz bewusst die Zeit zu nehmen. Denn die meisten haben sich während der Homeoffice- und Lockdownzeit sehr stark auf die Ergebnisse fokussiert. MitarbeiterInnen haben oft mehr gearbeitet, weil privat und Berufsleben unabgrenzbar miteinander verschwommen sind. Teams haben zum Teil in einer unglaublichen Geschwindigkeit – durch die fehlende Ablenkung im Home Office – an neuen Ideen gearbeitet und Ergebnisse geliefert. Deshalb sollte sich jetzt im letzten Quartal 2021 aktiv noch mehr Zeit für die zwischenmenschlichen Dinge genommen werden, weil sie vielerorts einfach zu kurz gekommen sind. Eine Idee: Blocke einen Tag im Monat oder mehr für gemeinsame Lernzeit oder für Off-Site Workshops, die Teamentwicklung noch weiter voran bringen. 

Hybride Zusammenarbeit als Zukunftsmodell?

Blicke ich in die Zukunft könnte genau das ein Modell sein, wie wir weiter Teamarbeit praktizieren. HYBRID. Weiterhin also viel virtuelle Zusammenarbeit mit 2 oder 3 Tagen/Woche im Home Office. In der Zeit, in der wir uns treffen am Arbeitsort, bleibt Zeit und Raum für zufällige Begegnungen, tiefere Gespräche oder Retrospektiven. In dieser Zeit wird nicht direkt am Produkt oder am Ergebnis gearbeitet, sondern „an“ der Zusammenarbeit. Es geht um gemeinsame Werte, um Kommunikationskultur, um die Entwicklung von Teams, aber auch von den einzelnen Teammitgliedern. Hier gibt es dann vielleicht auch zusätzlichen Raum und Zeit für eigene Ziele oder Projekte. Also eine WIR- und eine ICH-Zeit.

Wofür sich das begegnen Präsenz auch wunderbar eignet, ist das Feiern, denn das kommt während virtueller Zusammenarbeit leider viel zu kurz. Gemeinsame Erfolge verbinden ein Team und das sollte ausreichend gewürdigt und gefeiert werden, vielleicht sogar mit einem kleinen Event. 

Weiterbildungsangebot

In Zusammenarbeit mit der LOA – Live Online Academy biete ich den 5-wöchigen Kurs  Gelingende Kollaboration und Ko-Kreation in Teams an, der auf diesem Blogartikel aufsetzt und sich an Einzelpersonen/Führungskräfte oder ganze Teams richtet. Mehr Infos auf der LOA-Homepage. Die nächsten beiden Starttermine der Kursreihe sind:

  • 16. November 2021
  • 18. Januar 2022

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